Ministère des Finances et du Budget

Douanes Malagasy

Administration de confiance

VOLET LABEL INTEGRITE – SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX

VOLET LABEL INTEGRITE – SAJC

 

1) LA RAISON D’ETRE DU PROJET LABEL INTEGRITE

Depuis l’année 2008, le Service des Affaires Juridiques et du Contentieux (SAJC) a initié une démarche de labellisation, initialement, « probité » qui associe l’identification d’une qualité du service où les acteurs observent parfaitement les règles morales, respectent scrupuleusement leurs devoirs et les règlements. Le glissement vers le label « intégrité » en 2015, met l’emphase sur l’état d’une institution ayant une grande probité et que l’on ne peut corrompre.

Les diverses entités participants au processus sont :

  • Le Comité de Sauvegarde de l’Intégrité (CSI), en tant que gardien de l’integrité à Madagasacr,

  • Le cabinet d’audit, SADéE

  • La Direction Générale des Douanes par le biais du service à labeliser : le SAJC

  • Le Comité d’Octroi du Label Intégrité (COLI), composé de plusieurs entités, notamment le BIANCO, le Mouvement Malgache de Qualité, de représentant du secteur privé et de la société civile, ayant la charge de décider, en toute autonomie, de l’attribution du label.

 

2) LE SAJC A ETE CHOISI COMME SERVICE PILOTE

En ce qui concerne le projet  « Label Intégrité », le Service des Affaires Juridiques et du Contentieux a été choisi par le CSI comme service pilote au sein de la Direction Générale des Douanes et à Madagascar. Il constitue un servie pilote un service au sein de la Direction des Affaires Juridiques et de la Lutte contre la Fraude dont le rôle et attributions du SAJC définies par la note 93MFB/SG/DGD/DAJLF du 10 septembre 2015 se résument comme suit :

  • L’étude des textes législatifs et/ou règlementaires se rapportant ou ayant des incidences sur le Droit Douanier ;

  • L’étude des dossiers contentieux conformément aux dispositions concernant l’exercice du droit de transaction en matière d’infractions dont poursuite est reconnue à l’administration des douanes (arrêté 10465/2004 du 02 juin 2004) ;

  • La poursuite judiciaire des prévenus le cas échéant ;

  • L’exécution des décisions transactionnelles ou judiciaires ;

  • Le recouvrement des droits et taxes compromis et/ou éludés, ainsi que des amendes et confiscations prononcées par les autorités compétentes ;

  • La centralisation des données contentieuses des bureaux de douanes transmises au Service.

 

3) LOCALISATION DU SAJC

Les bureaux du SAJC sont localisés au premier étage de l’immeuble de la Direction générale des Douanes à Antaninarenina, face Banque Centrale :

  • porte 112 : bureau du Chef de Service

  • porte 111 : bureau des Chefs de division

  • Porte 113 : bureau du Secrétariat

  • Porte 113bis : centre de documentation

  • Porte 114 : bureau des Agents

  • Porte 114bis : Archive

  • Porte 115 : Accueil et salle d’attente

 

Droits et Obligation des Usagers :

Droits des usagers

  • Droit d’être reçu dans les horaires de travail.

  • Droit au respect et au bon accueil.

  • Obtenir toutes informations sur le contentieux douanier

  • Suivre le déroulement du dossier contentieux à condition qu’il s’agisse du contrevenant lui-même ou d’autre personne dûment mandatée par ce dernier.

  • Libre choix en matière de mode de règlement du dossier contentieux sauf en cas de non présentation aux convocations et relance envoyé lesquels cas, le dossier sera transmis d’office à la Division des affaires juridiques en vue de règlement par voie judiciaire.

  • Connaître le mode de calcul des pénalités avant même la souscription de la transaction.

  • Prendre possession du double de l’acte officiel de transaction.

  • Prendre possession des pièces justificatives de paiement (quittance des droits compromis ou éludé, déclaration de Recette de l’amende).

  • Prendre possessions de la lettre officielle de clôture du dossier émanant de l’Administration des douanes.

  • Les Usagers ont le droit de se plaindre auprès de la hiérarchie (Chef de Divisions, Chef de Service, Direction chargée du contentieux), Directeur Général des Douanes).

NB : Toute demande doit être faite manuscrite et adressée au Chef de Service (le souhait de transiger avec l’Administration des douanes pour le règlement du dossier ; mais il importe de souligner que la transaction est accordée seulement sous réserve de l’acceptation de l’Autorité Supérieure).

 

Devoirs et Obligation des usagers :

  • Présenter votre Carte d’Identité Nationale.

  • Respecter les horaires de travail.

  • Etre courtois envers les Agents de l’Administration.

  • Répondre à toutes les relances (convocation, notification de décisions transactionnelles, appel téléphonique…)

  • Fournir tous compléments d’information jugée nécessaire pour la normalisation du dossier contentieux.

  • Fournir leur coordonnée (adresse et numéro téléphone) exactes.

  • Respecter les règlements régissant le fonctionnement du Service.

  • Régler le dossier contentieux une fois l’infraction constatée.

  • Honorer les termes de leur engagement (lettres d’engagement, transaction…).

  • Payer les droits et taxes dus et les pénalités prononcées par l’Autorité Compétente.

 

 

Mesures de transparence :

  • Affichage des textes et lois sur la répression des infractions douanières

  • Textes, mode de calcul des pénalités encourus, pièces et dossiers, droits et devoirs des usagers affichés et disponibles sous forme de prospectus

  • Accueil au front office

  • Heures d’ouverture et de fermeture des bureaux affichées dans le tableau d’affichage et sur toutes les portes des bureaux du SAJC

  • Organigramme et identification de chaque personnel avec IM et fonction affichés à l’entrée du SAJC

  • Délais types par étapes de traitement des dossiers affichés dans le bureau des chefs de division

  • Gratuité des services fournis affichée dans le tableau d’affichage et sur toutes les portes des bureaux du SAJC

  • Engagement du service en matière de lutte contre la corruption affiché

  • Système transparent de perception des droits et amendes mis en place : la notification de clôture est remise au contrevenant à la délivrance des quittances de règlements des droits et amendes, au plus tard à la réception de la ratification par l’autorité compétente de la fiche technique

  • Réaménagement des locaux (portes des bureaux et à l’entrée vitrées, couloir, salle d’attente, …) de façon à privilégier la transparence de l’environnement de travail

  • Diffusion en boucle par le biais d’un moniteur dans la salle d’attente a niveau de l’accueil du service

  • Port de badge spécifique « visiteur SAJC » pour tous visiteur du Service

 

Mesure de cohérence avec le label intégrité :

  • Etablissement de note à tous les Agents du SAJC n°071 MFB/SG/DGD/DAJLF/SAJC du 22/01/2016 sur le comportement à tenir pour le traitement des dossiers contentieux

  • Obligation de déclaration de conflit d’intérêt

  • Obligation de sécurisation des dossiers contentieux

 

Mécanisme de recours :

Mise en place d’un système de traitement des doléances et des satisfactions des usagers impliquant le BIANCO et le CSI à travers :

  • L’exploitation de fiche d’évaluation des usagers des services rendus par le Service : En effet, conformément aux exigences du Label Intégrité, mentionnés dans le référentiel spécifique élaboré par le Cabinet SADéE, cabinet d’audit indépendant, recruté par le CSI pour évaluer le SAJC, les appréciations systématiques des usagers sont requises afin de juger si le service rendu par le SAJC est mesurable en qualité et si les critères de transparence et de lutte contre la corruption sont scrupuleusement respectées. Une urne, dont les clés sont retenus par le CSI, est prévu à cet effet, à l’entrée du Service et ci-après les résultats des dépouillements effectués périodiquement en présence d’un représentant du BIANCO, de celui du CSI et de celui du SAJC :

    • Résultats des dépouillements des évaluations par les usagers du 23 février au 06 juillet 2016

    • résultat du dépouillement des évaluations par les usagers en date du 12 juillet 2017 déjà intégré dans la nouvelle application pour la gestion des dossiers contentieux ou AGECO.

  • L’installation d’une Boîte à doléance : toutes doléances formulées à l’encontre du SAJC sont versées dans une autre urne située dans le hall, en haut de l’escalier du premier étage du bâtiment de la Direction Générale des Douanes. Les clés de ladite urne ont été remis à la BIANCO suivant

 

Textes :

  • En matière de règlement par voie transactionnelle :

  • En matière de règlement par voie judiciaire :

 

 

4) OCTROI DU LABEL 

La démarche de labellisation Intégrité en conformité avec les principes de gouvernance est initiée au niveau du SAJC depuis juin 2015. Après audit organisationnel effectué par cabinet indépendant désigné par le CSI et après audit et évaluation du COLI, le label Intégrité est octroyé au Service des Affaires Juridiques et du Contentieux pour six (6) mois de validité le 10 mars 2016 ; le certificat y afférent a été remis officiellement lors d’une cérémonie en date du 08 avril 2016.

Le SAJC a renouvelé sa demande pour une durée plus longue, le 16 septembre 2016, suivant lettre n°1670 MFB/SG/DGD/DAJLF/SAJC, seulement, la reprise du processus de suivi/évaluation par le COLI a été retardée suite à l’indisponibilité de représentant du secteur privé au sein de la Commission d’octroi. Le représentant du Secteur privé a été finalement remplacé dans le COLI. Et la reprise de l’évaluation pour la reconduction du label a été entamée. A cet effet, le COLI a rendu visite au SAJC, pour évaluation, le vendredi 23 juin 2017. Quelques points seront à améliorer, à savoir :

  • La mise en évidence du plan de masse pour la localisation du Service,

  • L’intégration des résultats de chaque dépouillement dans la nouvelle application pour la gestion du contentieux dénommée AGECO, faisant partie des exigences du label,

  • La gestion des mouvements des dossiers contentieux dans l’archive élaboré dans AGECO.